Bestrida faktura som företag – steg för steg → Entreprenörsbladet

Vad det innebär att bestrida en faktura som företag

Att som företagare få en faktura som du anser är felaktig kan väcka en hel del frågor. Ska du betala den trots bristerna? Hur gör man för att formellt bestrida en faktura? Vilka lagar gäller? Tiden du har på dig att agera är ofta begränsad, och därför är det avgörande att känna till processen för hur du som företag kan bestrida faktura på rätt sätt och i rätt tid. Vi tittar här närmare på de juridiska grunderna till praktiska steg för dig som företagare.

Vad innebär det att bestrida en faktura?

Att bestrida en faktura innebär att du formellt meddelar avsändaren att du anser att fakturan är felaktig, och att du därför inte tänker betala hela eller delar av beloppet. Bestridandet av fakturan kan ske av flera orsaker:

Felaktiga uppgifter – exempelvis fel pris, kvantitet, datum eller moms.
Tjänster eller varor har inte levererats enligt överenskommelse.
Dubbeldebitering eller att en faktura skickats trots att den redan är betald.
Ingen affärsrelation finns eller har funnits med avsändaren (s.k. bluffaktura).

När du som företag upplever att en faktura inte stämmer måste detta hanteras snarast. Det räcker inte med att ignorera fakturan, den måste bestridas på rätt sätt och framförallt i tid.

Hur bestrider man en faktura som företag?

När du bedömer att en faktura är felaktig är det första steget att agera skriftligt. Det är viktigt att det finns en tydlig dokumentation för eventuell vidare hantering, både internt och i rättsliga instanser. Följ dessa steg:

Gå igenom avtalet och bevisbördan – kontrollera vad ni har avtalat om.
Kontakta avsändaren omgående skriftligen (e-post eller rekommenderat brev).
Förklara varför du bestrider fakturan och på vilka grunder.
Ange om du bestrider hela eller delar av beloppet.
Spara all korrespondens.

Ett formellt bestridandebrev bör innehålla fakturanummer, datum, företagets namn och tydlig beskrivning av vad du invänder mot.

Exempel på hur ett bestridandebrev kan se ut

Ämne: Bestridande av faktura nr 12345 – Företag AB
Mottagare: Fakturaavdelning, Leverantör AB
Datum: 2024-03-22

Hej,
Vi har mottagit fakturan med nummer 12345 daterad 2024-03-20. Vi bestrider denna faktura i sin helhet då den avser tjänster som vi inte har beställt eller mottagit. Vi begär därför att fakturan makuleras. Vänligen återkom skriftligen med bekräftelse.

Vänliga hälsningar,
Företag AB

Bestrida faktura i tid är avgörande

Att behandla en felaktig faktura snabbt är avgörande. Enligt svensk rätt tolkas tystnad ofta som ett godkännande, särskilt om det går lång tid utan invändning. Det finns tyvärr ingen exakt tidsgräns som säger hur länge du har på dig enligt lag att bestrida en faktura, men i praktiken är det bästa att agera inom 8–10 dagar från mottagandet.

Om du får ett inkassokrav måste du även där bestrida kravet skriftligen utan dröjsmål. Vill du exempelvis förhindra att ett ärende går vidare till Kronofogden, bör du agera omedelbart när ett inkassokrav dyker upp.

Bestrida faktura enligt svensk lag

I Sverige regleras hanteringen av fordringar och invändningar bland annat av:

Det finns juridiska rättigheter för företag att bestrida fakturor, men det kräver att invändningar görs korrekt. En utebliven betalning utan förklaring kan leda till betalningsföreläggande från Kronofogdemyndigheten. Du har dock möjlighet att i denna process bestrida ansökan. Om du bestrider ett betalningsföreläggande pausas processen tills ärendet prövats i domstol.

När kan du inte bestrida en faktura?

Det är viktigt att förstå att en faktura enligt lag fungerar som ett kravbrev, inte ett juridiskt bindande dokument. Men om en tjänst eller vara levererats enligt avtal och det inte finns några brister, kan du inte lagligen bestrida fakturan endast på grund av ogillande av priset i efterhand.

Om du som företag har undertecknat ett avtal där pris och leveransvillkor tydligt framgår, betraktas det normalt som bindande. Eventuella tvister måste då lösas genom omförhandling eller rättsprocess, inte genom att ignorera fakturan.

Risker med att ignorera fakturor

Att helt vägra betala utan att skriftligt meddela ett bestridande kan få allvarliga konsekvenser. Bland annat riskerar du:

Dröjsmålsränta enligt räntelagen
Inkassokrav och inkassoavgifter
Kreditupplysningar som påverkar kreditvärdighet hos UC
Betalningsanmärkning om ärendet går till Kronofogden

Om du är sen med att bestrida kan det tolkas som bekräftelse. Det är därför alltid bättre att reagera snabbt och korrekt, även om du har för avsikt att lösa frågan i godo.

FAQ – vanliga frågor om att bestrida faktura

Hur snabbt måste man bestrida en faktura?

Det finns ingen fastställd lagstadgad tidsfrist, men praxis säger att du bör bestrida en faktura så snart som möjligt efter att du mottagit den, helst inom 8–10 dagar. Om fakturan skickats till inkasso eller Kronofogden behöver du agera omedelbart.

Vad händer om man bestrider en faktura men motparten inte håller med?

Om du har bestridit fakturan korrekt kan motparten välja att gå vidare till domstol för att få sin fordran prövad. Som företagare kan du då behöva föra bevis för varför du bestridit fakturan. Det är därför viktigt att samla in dokumentation och möjliga vittnesmål.

Kan man bestrida en faktura per telefon?

Rent juridiskt är det möjligt att göra en bestridan muntligen, men det rekommenderas starkt att du alltid gör det skriftligen. Se till att ha e-post, brev eller annat dokumenterat underlag som du kan använda vid rättsliga prövningar eller vid diskussion med eventuella inkassobolag.

Måste man alltid bestrida hela fakturan?

Nej. Du kan även bestrida en del av fakturan, exempelvis om vissa varor levererats korrekt men andra saknas. Ange tydligt i din kommunikation vilka delar du bestrider och vilka du accepterar att betala.

Vad gör jag om fakturan är bluff?

Om du misstänker att det rör sig om en falsk eller bluffaktura ska du omedelbart anmäla det till Polisen samt till Konsumentverket. Spara fakturan, bestrid den skriftligen och kontakta även Svensk Handel som har ett register över blufföretag, se Svensk Handels varningslista här.