Vad är avskrivningar och varför är de viktiga?
Avskrivningar är ett redovisningstekniskt sätt att fördela kostnaden för en tillgång över dess ekonomiska livslängd. Det innebär att ett företags investeringar i exempelvis maskiner, datorer eller möbler inte belastar resultatet direkt vid inköpstillfället, utan sprids ut över flera år. Syftet är att spegla den faktiska värdeminskningen av tillgången i takt med att den används.
För dig som företagsledare eller entreprenör är det avgörande att förstå avskrivningar eftersom det påverkar bokföringen, resultatet och skatten. Avskrivningar är också ett verktyg för att skapa en mer rättvisande bild av företagets ekonomi över tid.
Måste man göra avskrivningar?
Ja, om ditt företag använder sig av periodiserad redovisning (vilket är vanligt för aktiebolag och större företag) är det ett krav enligt både Bokföringsnämnden och Skatteverket att skriva av anläggningstillgångar som har en längre livslängd än ett år. Reglerna är utformade enligt god redovisningssed och innebär att företag inte får ta hela kostnaden direkt vid köpet av en tillgång som används under flera år.
Följande grundregler gäller: 
- Tillgången ska ha en livslängd längre än 1 år.
- Anskaffningsvärdet ska vara av viss betydelse (ofta över ett halvt prisbasbelopp).
Om företaget däremot använder sig av förenklat årsbokslut, såsom enskilda firmor med mindre omsättning, finns möjlighet att välja förenklade regler. Dessa företag kan i vissa fall dra av hela kostnaden direkt, beroende på företagets storlek och regelverk.
Hur fungerar avskrivningar konto-mässigt?
Avskrivningar bokförs genom särskilda konton i kontoplanen. I de flesta fall används konton från BAS-kontoplanen. Detta standardiserade system används av de flesta svenska företag för att strukturera bokföringen enligt god redovisningssed. De vanligaste kontona som används vid avskrivningar är:
- Konto 7830 – Avskrivningar på maskiner och inventarier
- Konto 1229 – Ackumulerade avskrivningar på inventarier och verktyg
När du bokför en avskrivning görs följande kontering:
Debet: 7830 (kostnadskonto för avskrivningen)
Kredit: 1229 (minskning av tillgångens bokförda värde)
Denna bokföring görs löpande under den ekonomiska livslängden på tillgången, vilket oftast sträcker sig mellan tre till fem år beroende på typ av tillgång.
Avskrivningar på inventarier – vad gäller?
Inventarier är tillgångar som används i ett företags verksamhet, till exempel kontorsmöbler, maskiner och datorer. Sådana tillgångar skrivs normalt av med jämna belopp över ett visst antal år, vilket kallas linjär avskrivning. Det finns dock även andra metoder, såsom degressiv avskrivning (där beloppen är större i början) eller funktionell avskrivning (utifrån användning).
Så här gör du:
- Fastställ inventariens anskaffningsvärde.
- Bestäm ekonomisk livslängd (exempelvis 5 år).
- Fördela värdet jämnt (t.ex. 100 000 kr = 20 000 kr/år).
Skatteverket har särskilda regler för avskrivningar på inventarier. Bland annat gäller att s.k. ”korttidsinventarier” (med kortare livslängd eller lågt värde) får dras av direkt, medan ”anläggningsinventarier” måste skrivas av över tid.
Företagets påverkan av avskrivningar
Avskrivningar minskar företagets skattemässiga resultat eftersom det ses som en kostnad. Samtidigt påverkar de inte likviditeten, då inga pengar faktiskt betalas ut i samband med avskrivningen. Detta skapar ett intressant bokföringsmässigt förhållande där företagets resultat minskar men kassaflödet förblir oförändrat.
För att ha kontroll på företagets ekonomi och säkerställa rättvisande bokföring bör avskrivningar göras enligt en fastställd avskrivningsplan. Det är också väsentligt att kontinuerligt uppdatera inventarielistan och periodisera kostnader på rätt sätt.
Exempel på inventarier som skrivs av
Inventarier är tillgångar som används i en verksamhet under en längre tid, till exempel möbler, datorer eller maskiner. När ett företag köper inventarier görs ofta avskrivningar för att fördela kostnaden över den tid som tillgången används. Avskrivningen speglar värdeminskningen på inventarien och är en viktig del av företagets bokföring.
- Datorer och IT-utrustning – omfattar exempelvis datorer, skärmar, skrivare och servrar. Dessa används ofta dagligen och har en avskrivningstid på cirka tre år.
- Kontorsmöbler – inkluderar skrivbord, stolar, förvaringsmöbler och annan inredning på kontoret. De skrivs vanligtvis av på fem år eftersom de har längre livslängd.
- Maskiner och verktyg – används inom produktion, bygg eller hantverk och slits över tid. Avskrivningstiden varierar oftast mellan fem och tio år beroende på användning.
- Fordon – till exempel bilar, skåpbilar och arbetsmaskiner som används i verksamheten. Dessa skrivs ofta av på fem år eftersom de tappar värde snabbt.
- Programvaror och licenser – digitala tillgångar som bokföringsprogram eller specialutvecklad mjukvara. De räknas som immateriella inventarier och skrivs vanligtvis av under tre till fem år.
Hur räknas avskrivningarna ut?
Avskrivningar beräknas genom att man delar inventariens inköpspris med den beräknade livslängden. Resultatet visar hur mycket som ska skrivas av varje år. Om ett företag till exempel köper en dator för 15 000 kronor och den förväntas användas i tre år, blir den årliga avskrivningen 5 000 kronor per år.
Det finns två vanliga metoder för att räkna ut avskrivningar:
- Linjära avskrivningar – samma belopp skrivs av varje år tills inventarien är helt avskriven.
- Degressiva avskrivningar – ett större belopp skrivs av i början, vilket speglar att värdet ofta minskar snabbare de första åren.
Syftet med avskrivningar är att ge en rättvis bild av företagets ekonomi och att kostnaden för inventarierna fördelas över den tid de används i verksamheten.
