Bokföra milersättning i aktiebolag
Att bokföra milersättning i ett aktiebolag är en viktigt del av företagets ekonomihantering. Det bidrar både till transparens och rättvis beskattning. För dig som är entreprenör eller företagsledare är det avgörande att förstå hur milersättning fungerar, vilka regler som gäller och hur du gör rätt i bokföringen. Denna guide tar dig steg för steg genom processen.
Vad är milersättning?
Milersättning är en form av ersättning som ges när en anställd—eller företagsledaren själv—kör privat bil i tjänsten. I ett aktiebolag räknas även resor med egen privat bil för affärsrelaterade ändamål som grund för milersättning. Detta gäller oavsett om det är med en vanlig bensin-/dieselbil, elbil eller annan typ av fordon.
För att en utbetalning ska räknas som skattefri milersättning måste vissa kriterier uppfyllas, till exempel:
• Resan måste vara i tjänsten.
• Privat fordon används (ej firmabil).
• Ersättning ligger inom Skatteverkets schablonbelopp. 
Du kan läsa mer om de aktuella schablonbeloppen och reglerna på Skatteverkets webbplats.
Schablonbelopp för milersättning
Milersättning baseras på ett skattefritt schablonbelopp som fastställs av Skatteverket varje år.
För inkomståret 2024 gäller följande belopp:
• 25 kronor per mil för bil med förbränningsmotor (bensin eller diesel).
• 12 kronor per mil om du kör motorcykel.
• 95 öre per kilometer om du använder cykel (ej vanligt, men regler finns).
• För elbil är beloppet 12 kronor per mil, oavsett laddkostnad.
Om du som företagsledare betalar ut ett högre belopp än detta, blir överskjutande belopp skattepliktigt och ska hanteras som lön.
Så här bokför du milersättning i aktiebolag
Bokföringen av milersättning sker i samband med att du betalar ersättningen till personen som kört i tjänsten (ofta dig själv som företagsledare). Grunden för bokföring är körjournaler där varje resa ska redovisas med datum, syfte, start- och stopplats samt antal körda mil.
Ett exempel på bokföring (för skattefri milersättning till företagsledare):
- Konto 7331 – Skattefri bilersättning (debet)
- Konto 2440 – Leverantörsskulder eller Konto 1910/1930 – Företagskonto/bank (kredit)
Om du använder ett bokföringsprogram som Fortnox, Visma eller Bokio kan du ofta välja en mall för skattefri milersättning som automatiskt väljer rätt konton. Det är också viktigt att spara kopia på körjournaler och andra bilagor i minst 7 år enligt bokföringslagen.
Viktiga krav för att kunna bokföra milersättning
För att milersättning ska vara korrekt bokförd behöver du uppfylla både skattemässiga och redovisningsmässiga krav:
• Körjournal: Detta krävs som bevis för att resan varit tjänsterelaterad. Ej privat.
• Skatteverkets schablonbelopp: Följ aktuella gränsvärden för att undvika förmånsbeskattning.
• Betalning: Milersättning ska vara utbetald från företaget till en privatperson, inte bara registrerad i bokföring.
• Bokföringsunderlag: Spara digitala eller fysiska bilagor med alla uppgifter.
Bokföra milersättning till ägare eller VD
I ett aktiebolag är det vanligt att grundare eller VD använder egen bil i tjänsten. Rent juridiskt räknas dessa normalt som anställda, vilket innebär att samma regler gäller för dem som för övriga anställda. Det är alltså fullt tillåtet att betala ut skattefri milersättning till sig själv som vd eller ägare, så länge körjournal förs och ersättningen hålls inom de skattefria gränserna.
Precis som ovan ska du bokföra detta på konto 7331 och utbetalningen görs från företagets konto.
Skillnaden mellan skattefri och skattepliktig milersättning
Det är vanligt att företag blandar ihop skattefri och skattepliktig milersättning. Här är några grundläggande skillnader:
• Skattefri: Inom Skatteverkets schablonbelopp. Kräver körjournal och privat bil. Redovisas inte som lön.
• Skattepliktig: Överstiger schablonbeloppet eller används tjänstebil. Redovisas som lön och beskattas som sådan.
Om milersättning är skattepliktig, bokförs den som lön vilket medför både arbetsgivaravgifter och skatteavdrag.
Digitala verktyg för milersättning
För att effektivisera bokföring och förenkla hantering av milersättning finns ett flertal digitala lösningar:
• Bokföringsprogram som Bokio, Visma och Fortnox har mallar och stöd för milersättning.
• Appar som Zoho Expense och MileIQ förenklar körjournalföring.
• Google Maps kan användas som stöddokumentation (koppla skärmdumpar eller länkar i bokföringen).
Vanliga misstag vid bokföring av milersättning
Det finns några fallgropar som är vanliga när företagare hanterar milersättning:
• Körningen är inte dokumenterad i körjournal – resan anses då privat.
• Bilen är en tjänstebil – vilket omöjliggör skattefri ersättning utöver bränsle.
• Du bokför men gör ingen faktisk utbetalning – ersättningen är ogiltig enligt skatteregler.
• Ersättning betalas per kilometer men redovisas fel i bokföringen – till exempel som traktamente.
FAQ: Vanliga frågor om milersättning i aktiebolag
Måste jag föra körjournal för milersättning?
Ja, körjournal är ett krav från Skatteverket för att en ersättning ska kunna klassas som skattefri. Saknas körjournal kan hela ersättningen betraktas som lön och beskattas därefter.
Kan jag som VD få skattefri milersättning i mitt eget aktiebolag?
Ja, under förutsättning att du använder privatägd bil och resan sker i tjänsten. Schablonbelopp måste följas och dokumentation krävs, precis som för andra anställda.
Får jag skattefri milersättning om jag använder en firmabil?
Nej. Om bilen ägs av företaget är det en tjänstebil och milersättning är inte giltig. I dessa fall står företaget redan för kostnaden via bilen och bränsleförmån beskattas istället separat.
Måste milersättning bokföras även om jag är ensam i bolaget?
Ja, bokföring ska alltid föras korrekt enligt bokföringslagen, även för ensamma ägare. Milersättningen ska dessutom betalas ut – det räcker inte att bara bokföra en skuld.
Hur ofta kan jag få utbetald milersättning?
Det finns inga gränser i lag för hur ofta milersättning kan betalas ut, men bäst praxis är att redovisa varje månad. Det minskar risken för glömd dokumentation och underlättar bokföringen.
