Fakturera milersättning till kund – så fungerar det
Att fakturera milersättning till kund är vanligt vid uppdrag där resor ingår som en naturlig del av arbetsinsatsen. I det här sammanhanget är det viktigt att förstå hur milersättning fungerar, hur du ska beräkna den, vad som är avdragsgillt och hur du bör tänka ur ett affärsmässigt perspektiv. I denna artikel reder vi ut begreppen för att du som entreprenör, konsult eller företagsledare ska kunna ta rätt betalt utan att stöta på problem med varken kund eller Skatteverket.
Vad betyder milersättning?
Milersättning är en ersättning för de kilometer du kör i tjänsten med egen bil eller förmånsbil. Syftet är att täcka kostnader för drivmedel, slitage, värdeminskning och andra tillhörande bilkostnader. Den kan gälla både för resor för en arbetsgivares räkning och för uppdrag mot kund inom ramen för näringsverksamhet. Särskilt konsulter eller andra tjänsteleverantörer använder ofta denna ersättningsmodell.
Milersättning ska alltid utgå från att resan har ett tydligt syfte kopplat till ett uppdrag eller arbete. Det handlar exempelvis om att besöka en kund, en leverantör eller genomföra ett uppdrag på annan ort än där företaget har sitt säte.
Hur ska man tänka kring milersättning mot kund?
När du fakturerar milersättning mot en kund finns det flera viktiga aspekter att beakta. 
Transparens och tydlig kommunikation: Var alltid överens med kunden i förväg om att milersättning ska tillkomma utöver grundarvodet. Specificera detta i offerten och inkludera det i avtalet.
Rimlig prissättning: Det vanligaste är att man utgår från Skatteverkets riktlinjer för skattefri milersättning, men när du som företagare fakturerar kunden står du fritt att be om en högre ersättning, exempelvis 45-60 kr/mil, beroende på bilkostnader, marknadsstandard och branschpraxis.
Dokumentation: För din egen bokföring och som underlag till kunden bör du spara körjournal eller annan specificerad resebeskrivning som styrker behovet av resan.
Inkludera moms: Milersättning som faktureras till kund ska normalt alltid momsbeläggas med 25 %, eftersom det ses som en del av den totala tjänsten som levereras.
Exempel
Reser du 30 mil tur och retur för ett kunduppdrag, kan du välja att debitera milersättning enligt följande exempel:
- 50 kr per mil x 30 = 1 500 kr
- Mervärdesskatt (25 %) = 375 kr
- Totalt att fakturera: 1 875 kr
Skatteverkets riktlinjer och skillnad mellan privat och företagarförhållande
Hos Skatteverket föreskrivs att skattefri ersättning per mil för användande av privat bil i tjänst är 25 kr/mil från och med inkomståret 2023. Detta gäller främst anställda. Är du däremot konsult eller entreprenör och fakturerar en kund, kan du själv sätta nivån på milersättning. Den skattefria milersättningen påverkar alltså endast vad en arbetsgivare kan betala anställda utan att det blir skattepliktigt.
Observera att om du använder företagets bil eller leasingbil, gäller andra regler och bokföringstekniska hänsyn – det är viktigt att hålla isär privata resor, arbetsresor och kunduppdrag.
Bokföring av milersättning
När du fakturerar milersättning till kund ska denna post bokföras som intäkt i företaget. Det är en form av försäljning av tjänst, även om det handlar om att täcka utlägg. Därför rekommenderas att bokföring av milersättning placeras på ett särskilt konto i kontoplanen, exempelvis 3041 – Försäljning tjänster inom Sverige, med tillhörande momskod.
Fakturerad milersättning är momspliktig oavsett om du betalat moms på drivmedel eller andra bilkostnader. Det är viktigt att ej blanda ihop fakturerad milersättning med intern milersättning i egen bokföring.
Checklistor för att fakturera milersättning
Att ha struktur underlättar både relationen med kund och bokföringsrutinerna.
Kom överens med kund i offert eller avtal om:
- Att milersättning faktureras
- Vilken ersättningsnivå (kr/mil) som gäller
- Om du kommer bifoga körjournal eller specifikation vid fakturering
Vid fakturering:
- Specificera antalet körda mil
- Ange ersättning per mil
- Belägg milersättningen med moms
- Koppla gärna fakturan till uppdragets övriga fakturaunderlag
FAQ: Vanliga frågor om att fakturera milersättning till kund
Måste jag som företagare använda Skatteverkets belopp på 25 kr per mil?
Nej, när du fakturerar dina kunder är du fri att sätta det belopp du anser skäligt. Skatteverkets nivåer gäller endast för anställda som får skattefri ersättning av sin arbetsgivare. Du bör dock basera din prissättning på exempelvis drivmedelkostnader, bilens typ, restid samt eventuell branschstandard.
Är det moms på milersättning när jag fakturerar kund?
Ja, fakturerad milersättning till kund ska alltid beläggas med moms (normalt 25 %), eftersom den betraktas som en del av företagets försäljning av tjänst. Om du har momsregistrerat företag ska moms läggas oavsett om du själv haft momsbärande utgifter eller inte.
Behöver jag bifoga körjournal till fakturan?
Det är inte ett lagkrav att bifoga körjournal, men det rekommenderas för att underlätta förståelsen för kunden och som skydd vid eventuell tvist eller granskning. Körjournalen visar vilken resa som gjorts, datum, syfte och antal kilometer.
Kan jag fakturera milersättning trots att jag även fakturerar för uppdragstid?
Ja, milersättning är vanligtvis en separat kostnad utöver timpris, fast pris eller annat arvode. Många företag accepterar att betala både arbetskostnad och milersättning så länge detta är tydligt avtalat från början.
Hur bokför jag milersättning som jag fakturerat kund?
Milersättning bokförs som en försäljningsintäkt i ditt företag. Vanligtvis används konton i 30-serien, exempelvis 3041, och momsen bokförs som vanligt moms på försäljning. Tydlig specificering i bokföringsprogram, gärna med projekt- eller kundkod, rekommenderas.
